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【調査レポート】 保育園監査におけるデジタル化(DX)の状況について デジタル監査希望が95% 、実現施設の50%が施設からの打診

株式会社コドモンは、こども施設向けICTシステム「コドモン」をご利用の全国の認可保育所・認定こども園・家庭的保育事業・企業主導型保育園・認可外保育園を対象に、監査(立入調査)におけるデジタル化状況(書類での監査ではなく、ICTシステムの画面確認でのデジタル監査)について調査するアンケートを実施いたしましたので結果をお知らせいたします。

【アンケート概要】

・調査対象:コドモンを利用する全国の認可保育所・認定こども園・家庭的保育
事業・企業主導型保育園・認可外保育園職員
・調査方法:メール案内、WEB回答方式
・調査期間 : 2020年10月26日 – 2020年11月5日
・回答数: 202件
・調査会社:株式会社コドモン

【アンケート結果サマリー】

*95.6%の施設がデジタル監査の推進を希望。
*実際にデジタル監査を実施したことがあると回答したのは約40%。
*デジタル監査を受けることができたきっかけは「施設側から監査担当者に対しデジタル監査を打診したらOKが出た」が50%を占め、施設側からの働きかけが大きい。
*デジタル監査が可能となったのは、大多数の86.8%が直近3年ごろとの回答。
*全てをデジタル監査で行ったという回答は20%程度、部分的にデジタル監査を行ったという回答が80%という結果に。現時点では紙との両輪が主流。
*デジタル監査を実現するには何が必要か、という問いに対しては、自治体側の体制整備を求める声が多かった。

【保育所指導監査とは】

児童福祉法第46条の規定に基づき、都道府県・政令指定都市・中核市が、年1回以上の実地検査を、また企業主導型保育施設については、児童育成協会が、年1回以上立入調査を実施することと定められています。(※1)
保育所側は監査書類の印刷等の事前準備や、当日対応するための場所や人員確保など、通常の保育とは異なる負担があります。

※1 
厚生労働省 「保育所の指導監査の効率的・効果的な実施に向けた自治体の取組等に関する研究会報告書」について
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000135739_00004.html
企業主導型保育事業ポータル 令和元年度企業主導型保育事業における指導・監査の実施状況について
https://www.kigyounaihoiku.jp/info/20200807-03

【アンケート結果】

Q1 監査を受ける際に、必要書類の提示ではなくICTシステムの画面確認での監査(デジタル監査)を希望されますか?

95.6%の施設がデジタル監査をしてほしいと回答する結果となりました。ICT化を推進している施設においては、監査までワンストップでデジタル化を望んでいることがわかりました。

「Q1」でその回答を選んだ理由を教えて下さい。

全部デジタル監査して欲しい

・保育システムだけで帳票類を管理したい。ペーパレス化をより進めたい。
・現時点であれば、コロナ感染が不安。その後も、デジタルの方が、時間短縮でき、作業の効率化がみこめるから
・データ保存であれば、保管スペースが少量化できる。
・紙の監査は、印刷の手間・整理の手間があり、準備に時間がかかる。
・ペーパー出力することになると、ICT活用の効果が半減するから。押印等の問題が発生する。
・自治体の方に画面を操作してもらえれば良いため。要望があったときだけ、紙ベースで出力すれば済むため、書類準備が楽。また、事前確認もデータ確認できる。
・紙での管理よりスキャナーやPDFなどの電子データの方が管理も検索も簡単な為
書類の保存や管理が楽だし、承認等もデジタル化になっているから

一部デジタル監査して欲しい

・現在、押印が必要なものなど紙での管理になっているため、どうしても全部デジタルというわけにはいかないので。※押印文化がなくなれば可能かと
・一部説明が困難な部分があるので
・手書きの書類もあるので、すべてがデジタル化だとスキャン作業が大変になる。
・紙だと複数の監査職員が同時進行でチェックができるが、画面を見てもらうのだと1台のPCで1つしかチェックができず時間が掛かりそうだから。PCが複数台あればよいのかもしれませんが。もしくは、監査する方にPCを持参していただき、そのPCでログインできればよいのかもしれません。

紙での監査を希望する

・タブレット端末等の操作がまだスムーズでないため
・事前監査用書類提出が紙のため
・提出した範囲での監査となるため

Q2 【コドモンでの監査の経験有無について】書類提示ではなく、コドモンの画面確認で監査を受けた(一部でも可)ことがありますか?

約40%の施設でデジタル監査を実施済みという結果でした。ICT化のメリットを活かし、施設側の業務負担を軽減するためにも、デジタル監査の実施を推進していくことは今後の課題と言えるでしょう。

Q3 デジタル監査(コドモンの画面での確認)を受けることができたきっかけを教えて下さい

「施設側から監査担当者に対しデジタル監査を打診したらOKが出た」が半数の50%という結果になりました。今回判明した「デジタル監査実績のある自治体」に所在していれば、現在デジタル監査を実施していなくても、施設側より打診すればデジタル監査可能な場合もあると考えられます。

Q4 【デジタル監査OKの時期】デジタル監査が可能となったのは何年前からでしょうか?

大多数の86.8%が直近3年ごろとの回答でした。まだまだ自治体側の対応が追いついていない印象もありますが、今後増加していくことを期待します。

Q5 【デジタル監査の対象】デジタル監査を受けたのは部分的にでしょうか?すべてですか?

全てをデジタル監査で行ったという回答は20%程度、部分的にデジタル監査を行ったという回答が80%という結果でした。
デジタル監査の経験ある・なしの区別なく回答していただいたQ1でも、部分的な実施を希望が54%、全部を希望が41.6%という結果だったので、現時点では紙との両輪が主流のようです。

Q6 紙での監査と比べてよかった点、困った点は何ですか?

良かった点

・これまでは狭い事務室に大量の紙資料を運び込んでいたので、事前準備や片付けが大変だったのが1台iPadを用意すればよかったので楽でした。
・当日の提示がより早く行える点。
・枚数がかさばるものは、コドモンで監査者が希望する箇所をランダムに開いて見せるだけで良かったので、ペーパーのコストダウンの他、書類管理の手間も省けるし、監査時間短縮にもなり良かった。
・過去履歴の検索の速さが段違いな事がよかった。

困った点

・監査官の閲覧用にタブレットを用意していたが、タブレットに不慣れな監査官はマンツーマンでつきっきりになった。結局、コロナで時間短縮する予定だったが、いつもより監査時間がかかってしまった。
・大人数で見てもらうときの不便さ

Q7【デジタル監査を実現するには】どのような状況になったらデジタル監査が実現できると思いますか(コドモンがもっと改善できると思われる点はありますか?)

・行政機関がデジタル監査に積極的になる必要がある。現状だと、市の福祉課の担当者などにも、いちから説明しないといけない。また電子画面での確認でよいという徹底が行政側でされること。「ご説明はわかりましたが、監査要件なので印字してください」と言われる
・保育業界全体のICTの普及
・コロナの終息が見通せない状況を踏まえ、関係団体の意識改革及びIT技術のさらなる進歩
・公立における実績を増やして頂ければデジタル監査として成立する方向に行くと思うので期待しています
・事前監査に提出する書類が紙じゃなくなればいいのではないか
・脱ハンコの推進
・厚生労働省からのデジタル化への積極的な指導

【株式会社コドモン 会社概要】

◆所在地:東京都港区三田3丁目1−4 Net1.三田ビル4F
◆資本金:68,250,000円
◆代表者:代表取締役 小池義則
◆事業内容:保育業務支援システムの開発・提供。2020年10月末時点で、全国約6,000施設、保育士約10万人が利用。全国80の自治体で導入および実証実験の導入が決定。導入施設数・自治体導入施設数・契約自治体数でシェア1位(2020年1月株式会社東京商工リサーチ調べ)
ご参考:令和2年4月1日 特定地域型保育事業を含む全国保育所数は37,652園

【こども施設向けICTシステム「CoDMON」概要】

コドモンは、保育園や幼稚園で働く先生と保護者に対して、こどもたちと向き合うゆとりを持っていただくための各種支援ツールを提供するSaaS※1です。
園児情報と連動した成長記録や指導案などをスマートに記録する機能をはじめ、登降園管理や、保護者とのコミュニケーション支援機能など、先生の業務負担を大幅に省力化しながら、保育の質を高める環境づくりの支援をしています。また同時にベビーセンサーなどのIoTデバイスとAPI連携するなど、園内のICT/IoT環境を統合管理できるソリューションを提供しています。保護者アプリでは施設との連絡機能のほか、こどもの成長管理や写真アルバム、保育料の支払い機能といったサービスを展開しています。
※1 SaaSとは、ネットワークを通じて顧客にアプリケーションソフトの機能を必要に応じて提供する仕組みのこと

【本データの引用について】

本調査結果データを一部引用・二次利用等される場合は、「株式会社コドモン調べ」と表記の上、リンクのご協力をお願いいたします。
リンク先:https://www.codmon.co.jp/?p=3406
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株式会社コドモン
広報担当 上砂(かみさご)
binva@codmon.co.jp
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